脱エクセルを無料で始める

1. ファイルがあちこちに保存され、どれが最新版か分からない
2. 同じファイルを同時に編集できず、順番待ちや上書きが起きる
3. 件数が増えるとファイルが重くなり、開くだけで時間がかかる
4. マクロやVBAを作った人しか直せず、担当者が替わると誰も触れない
5. Accessで作った業務システムの作者が異動・退職し、直したくても直せない
6. 誰がいつ何を変えたのか、承認が済んでいるのかが記録に残らない

Excelではできない、きめ細かなアクセス制御

Excelでは、ファイルを開ける人には中身がすべて見えてしまうため、見せたくない情報があるとファイルを分けて管理することになりがちです。プリザンターなら、1つのテーブルのまま、見られる人・変更できる人を組織・グループ・ユーザーの単位で細かく決められます。

1. テーブルごとに：使える人を部署やグループで決める
2. レコードごとに：部署ごとに、見せるレコードを分ける
3. 項目ごとに：単価や評価など特定の項目は、決めた人だけが見たり変えたりできるようにする

マニュアル：アクセス制御の概要
レコードのアクセス制御
項目のアクセス制御

Excelの申請書の回覧・押印を、ワークフローに

申請から承認・差し戻し・完了までの流れを画面の設定で作り、承認のたびに次の担当者へ通知できます。申請の内容はそのままデータとして残るので、Excelへの転記の手間がなくなります。

マニュアル：承認ワークフローを作る
事例：勤怠や各種申請を、紙とExcelからプリザンターへ（株式会社システムメイク）

プリザンター以外の欄は一般的な傾向で、製品や契約によって異なります。

データモデル：1枚のシートを、マスタと明細に分ける

Excelでは、顧客名や住所を行ごとに書いたり、VLOOKUPで引いたりしがちです。プリザンターでは、顧客をマスタ（親テーブル）、受注を明細（子テーブル）に分けてリンクでつなぎます。顧客の情報は1か所だけに持つので、表記の揺れや直し漏れが起きにくくなります。

取り込むときは、親（顧客マスタ）を先に、子（受注明細）をあとにします。子の「顧客」の列に、親のタイトルと同じ形の値（タイトル結合で「顧客CD)顧客名」にした場合はその形）か、親のレコードIDを入れておくと、取り込んだ時点でリンクされます。

マニュアル：インポートとマスタのリンク

1. テーブルを作る

標準で用意された200を超えるテンプレートから近いものを選ぶか、Excelの列に合わせて項目を用意します。

マニュアル：テンプレートから作る

2. ExcelのデータをCSVで取り込む

Excelの「名前を付けて保存」で「CSV（コンマ区切り）」か「CSV UTF-8（コンマ区切り）」を選んで保存し、テーブルの一覧画面の「インポート」から取り込みます。

マニュアル：レコードのインポート

3. 権限と通知を決めて、みんなで使い始める

見られる人・変更できる人を決め、必要な通知を設定すれば、ファイルを配らずに全員が同じデータで仕事ができます。

CSV取り込みの注意（ユーザマニュアルより）

1. 見出し行：CSVの1行目の見出しを、プリザンターの項目名（エディタで設定した名前）とそろえます
2. 文字コード：取り込みの画面で、CSVに合わせてShift-JISかUTF-8を選びます。英数字だけ取り込めて日本語が崩れるときは、もう一方を試します
3. 日付：年-月-日の形は、年を4桁（yyyy-mm-dd）にします
4. 更新か追加か：「IDが一致するレコードを更新する」か、顧客番号などのキー項目を指定すると、一致する行は更新、一致しない行は追加になります。キーの項目には重複禁止をあわせて設定することが推奨されています
5. 作成者・作成日時：移行モードを使うと、元のデータの作成者・作成日時・更新者・更新日時を取り込めます（変更の履歴は取り込めません）
6. 件数：クラウド版のPleasanter.netでは、1回の取り込みは10,000行までです。ID以外のキーで多くの行を取り込むと、時間がかかることがあります
7. 列の数：Community Editionで使える項目は、分類・数値・日付・説明・チェック・添付ファイルの種類ごとに26個、合わせて156項目です。Enterprise Editionでは増やせます

インポート時のキー項目指定
移行モードでのレコードのインポート
レコードのインポートがうまくいかない場合の確認事項
データベースによる制限事項（項目の上限）

移行の前に決めておくこと

1. 何を1行にするか：1行に明細を横に並べているなら、明細のテーブルに分けます
2. 計算か手入力か：計算で出している列は計算式やサーバスクリプトに任せ、取り込むのは手で入れた値にすると、あとで食い違いません
3. 集計の単位：集計用のシートは移さず、クロス集計やサマリで出します
4. 端数処理：計算式の数値計算では浮動小数点の小さな誤差が出ることがあるため、金額などは $ROUND などで丸めます
5. 使っていない列・ファイル：移す前に棚卸しします。ＴＢＫでは約150の業務アプリを精査し、使われていないものを除いた約90を移しました

本番の移行では

元のファイルを残したうえで一部のデータで試しに移し、しばらくExcelと並べて使ってから切り替えると安全です。

コード1：保存するときに、別の項目を計算して書き込む

マクロで計算していた項目を、登録・更新のたびにサーバーで計算します。この例は、日付Aの誕生日から年齢を計算して数値Aに入れます。

// 条件：計算式の後
// 日付A（誕生日）から計算した年齢を、数値Aに入れる
function ConvertDateToNum(date) {
    return date.getFullYear() * 10000
        + (date.getMonth() + 1) * 100
        + date.getDate();
}

function CalculateAge(birthdayVal) {
    const today = ConvertDateToNum(new Date());
    const birth = ConvertDateToNum(new Date(birthdayVal));
    return Math.floor((today - birth) / 10000);
}

model.NumA = utilities.InRange(model.DateA)
    ? CalculateAge(model.DateA)
    : 0;

出典：FAQ：編集画面を登録・更新する際に誕生日から年齢を自動計算したい

コード2：Excel VBAからAPIでデータを取り出す

見積書などの帳票はExcelに残し、データだけをプリザンターに寄せる移し方もできます。この例は、状況で絞り込んだレコードをAPIで取得します（抜粋。シートへの書き出しは出典を参照）。JSONの変換に、プリザンターに含まれないライブラリ（VBA-JSON・VBA-Dictionary）を使います。

' リクエストのパラメータを作る（状況が「100」「150」のレコード）
Set jsonRequest = New Dictionary
jsonRequest.Add "ApiVersion", "1.1"
jsonRequest.Add "ApiKey", APIKEY
jsonRequest.Add "View", New Dictionary
jsonRequest("View").Add "ColumnFilterHash", New Dictionary
jsonRequest("View")("ColumnFilterHash").Add "Status", "[""100"",""150""]"

' APIを呼ぶ
Set httpRequest = CreateObject("MSXML2.XMLHTTP")
httpRequest.Open "POST", "https://demo.pleasanter.org/api/items/" & SiteID & "/get", False
httpRequest.setRequestHeader "Content-Type", "application/json;charset=utf-8"
httpRequest.send JsonConverter.ConvertToJson(jsonRequest)

' 応答のJSONから、レコードの一覧を取り出す
Set parseResponse = JsonConverter.ParseJson(httpRequest.responseText)
Set Records = parseResponse("Response")("Data")

出典：FAQ：ExcelからPleasanterへアクセスしたい。登録・更新はAPIレコード作成・APIレコード更新の仕様に合わせて作ります。

ファイルを共有して使うデータベースの大きさや、同時に使う人の数に不安がある場合も、プリザンターならサーバーのデータベース（SQL Server・PostgreSQL・MySQL）にデータを置き、ブラウザから使えます。

グループウェアから移した例

トラック・バス用部品メーカーのＴＢＫは、サポート終了となる既存のグループウェアから、約90の業務アプリをおよそ半年でプリザンターへ移しました。各部署のメンバーが自分たちで台帳を移す進め方です。

導入事例：株式会社ＴＢＫ
グループウェア・Webデータベースからの移行の進め方

• 自社で移す

  ユーザマニュアルと上のコード例をもとに、自社で移します。Community Editionは無料なので、まず自社の環境で試せます。作れる人を社内で育てるなら、公式トレーニング（初級〜上級、オンライン）もあります。

  公式トレーニング

• 開発元に相談する

  年間サポートサービスでは、実装の相談やサンプルスクリプトの提供を受けられます。他のデータベースからのデータ移行の計画と実行、設計のレビューなどは、開発元の技術支援サービス（有償）で承ります。

  年間サポートサービス
  技術支援サービス

• パートナーに任せる

  全国150社を超える認定パートナーが、導入支援やカスタマイズ、運用のサポートを提供しています。地域や業種、解決したい課題から探せます。

  認定パートナーを探す

システム開発会社・ソフトウェア会社の方へ

お客様のExcel・Accessの資産をWebデータベースへ移す案件に、プリザンターを使えます。自社のサーバーに構築できるので、自治体のようにデータを外部のクラウドに置きにくいお客様にも提案できます。認定パートナー制度では、開発元の支援を受けながら、導入支援やユーザーサポートを自社のサービスとして提供できます。

認定パートナー制度のご紹介

1. 公開から10年。ITreview Grid Award ノーコードWebデータベース部門・ローコード開発ツール部門で、3年連続で最高位のLEADERを受賞
2. 本番で安心して運用したくなったら、有償の年間サポートを付けられます。料金は利用者1人ごとではなく、ユーザー数の上限とシステム数で決まる年額です

年間サポートサービス（プランと料金）

マクロの管理表から移した例：グローバル・アスピレーションズ株式会社

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  プリなま

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  ユーザマニュアル

  はじめて触る方向けの基本説明からカスタマイズに必要な開発者向け情報まで。

  マニュアルページ